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¿Qué es Google Sites? ¿Cuáles son sus 4 ventajas?


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¿Qué es Google Sites? ¿Cuáles son sus 4 ventajas?


Se ha comprobado que el uso de la comunicación externa e interna de manera adecuada es un factor vital para encaminar tu empresa al éxito. Y crear una Intranet de forma gratuita… ¿Es rentable para tu organización?


Google Sites es una aplicación online ofrecida por la empresa estadounidense Google como parte de la suite de productividad de G Suite. Esta aplicación permite crear un sitio web o una Intranet de forma muy sencilla.


Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, como pueden ser vídeos, calendarios, presentaciones, archivos, etc.


El objetivo de Google Sites es que cualquier persona pueda crear un sitio web permitiendo compartir información con un grupo reducido de personas, con toda su organización o con todo el mundo. Resulta muy útil en la creación de intranets, páginas de empleados, etc.

Un poco de historia…

Google Sites comenzó llamándose JotSpot, nombre de una empresa de software que ofrecía software social empresarial. Estaba dirigido principalmente a las pequeñas y medianas empresas. JotSpot tuvo tanto éxito que en octubre de 2006 fue adquirida por Google. El servicio era gratuito pero los usuarios debían tener un dominio, que google ofrecía por 10$. Dos años después Google Sites se hizo disponible de forma gratuita, independientemente de Google Apps y sin necesidad de un dominio.

En 2016, Google introduce una reconstrucción completa de la plataforma de Google Sites.

 

¿Qué 4 ventajas nos ofrece Google Sites?

Una de las herramientas innovadoras en Google Sites es la creación de una Intranets, que no es más que una red de comunicación dentro de una organización. A través de la cual pueden comunicarse todos los miembros de una empresa para logar un mejor desempeño de sus funciones y procesos.

Puede causar problemas si la organización no cuenta con los recursos suficientes para invertir en ella. Muchas veces nos esforzamos más en lograr una comunicación externa favorable a la reputación de nuestra empresa y olvidamos la comunicación con los empleados y entre los empleados.  

La manera de solventar esta falta de inversión económica y temporal puede pasar por la creación de una Intranet a través de la aplicación Google Sites.

 



Las 4 ventajas de las que dispone Google Sites para la creación de una Intranet que mejore la comunicación interna de la organización pueden ser:

  1. Fácil de utilizar. No requiere programación HTML o CSS, aunque se puede editar directamente parte del código, la integración de contenidos no requiere contar con estos conocimientos.
    Su funcionamiento es muy sencillo y permite que cualquiera añada y modifique cualquier elemento, ya sea de texto, páginas o documentos de descarga. Esto es muy útil sobre todo en organizaciones donde la comunicación entre los miembros es fundamental.Google Sites permite incluir cualquier Gadget de Google, como vídeos de Youtube, hojas de cálculo o diapositivas, al igual que Google Calendar con las fechas más relevantes de la empresa. Herramienta muy útil de manera que cada empleado puede añadir una fecha de interés combinando calendarios.
  2. Personalizable. En cuanto a la apariencia de la página es totalmente personalizable, pues permite incluir el logo de la empresa y los colores corporativos. El funcionamiento de Google Sites se basa en unos elementos preestablecidos que facilitan en gran medida su usabilidad, pero casi todo es modificable y se puede organizar según mejor le convenga al propietario.
  3. Mejora la comunicación interna. La correcta utilización de Google Sites puede suponer una mejora de las comunicaciones internas de la empresa, parte fundamental para una organización.
  4. Rentable para el presupuesto. Google sites dispone de un servicio gratuito hasta los 100 MB de espacio. Puede parecer poco para un negocio, pero puede ser suficiente si tenemos en cuenta que muchas de sus herramientas permiten hacer accesibles vídeos, imágenes, documentos, etc. sin tener que cargar la propia Intranet.

Una vez analizadas las 4 ventajas de Google Sites podemos hacernos la pregunta... 


¿Qué ventajas tiene disponer de una Intranet en tu organización?

Lograr una organización interna lo más eficiente posible es una tarea muy complicada en las organizaciones, ya que algunas veces la propia organización, por su estructura interna, es la que entorpece la generación de nuevas ideas, limita la comunicación entre departamentos o ralentiza los procesos. Una manera de mejorar esto es a través de la creación de una Intranet que nos ayude a mejorar y organizar nuestra empresa.

Las de las que dispone una empresa u organización cuando implanta en su comunicación interna una Intranet, entre otras, pueden ser:

  • Ahorro de tiempo y costes. Ahorra costes ya que por ejemplo en Google Sites puedes crear la Intranet de forma gratuita si utilizas 100 MB de espacio. Y ahorra tiempo para los empleados, por ejemplo de búsqueda de información que necesitan, pudiendo dedicar ese tiempo a otras tareas.
  • Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados. La difusión de la información directamente en la Intranet es mucho más rápida que otra vías de comunicación y la información queda almacenada para posteriores consultas. Permite difundir una misma información de manera simultánea para todos los empleados.
  • Centralización de la comunicación en un único entorno.
  • Mejora la seguridad. Una Intranet bien implantada es totalmente segura para la organización y los empleados. Se puede ocultar información de un departamento a otro.
  • Aumenta la colaboración entre los empleados. Puede favorecer la colaboración de forma más rápida y eficiente y se creen sinergias entre los empleados, a través de foros o redes sociales corporativas.
  • Gestión del conocimiento. Los foros de los que hemos hablado antes pueden permitir que los empleados aprendan unos de otros, difundiendo conocimientos.
  • Mejora la imagen de la empresa de cara a los empleados. La creación de una Intranet puede usarse para gestionar vacaciones, lanzar comunicados, reserva del material o sala de reuniones, etc. esto favorece que los empleados encuentren facilidades a la hora de realizar ciertos trámites y tengan una mejor opinión de la empresa.
  • Conexión con la base de datos de la empresa y otras aplicaciones.
  • Sin limitaciones horarias o de espacio. En el caso de que usemos Google Sites esto es relativo ya que si usamos la versión gratuita nuestro espacio queda reducido a 100MB.
  • Formación. Puede usarse como apoyo para la formación de los empleados.
  • Incrementa la productividad. Los empleados pierden menos tiempo en buscar información, además una Intranet bien desarrollada integrada con un sistema de Vigilancia Tecnológica puede incluso avisar de información de interés para su trabajo, como alertas de legislaciones, boletines, etc.   

En conclusión, una Intranet Corporativa bien montada y desarrollada ayuda a las empresas y organizaciones a mejorar muchos de sus procesos internos a un coste menor y con mayor eficiencia que los métodos usados tradicionalmente.






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